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10 recomendaciones para un Evento Exitoso

Organizar un evento exitoso puede resultar, en algunas ocasiones, un poco abrumador. Pero con la planificación adecuada y las estrategias correctas, se puede convertir en una linda experiencia, además, es una herramienta que facilita el poder promocionar productos o servicios, fortalecer relaciones comerciales o personales y reunir a todos aquellos individuos con intereses comunes. 

Sin embargo, organizar un evento no es tarea fácil, ya que, requiere de planificación, dedicación y atención a los detalles. Aquí tienes 10 recomendaciones clave para garantizar el éxito de tu próximo evento: 

  1. Objetivos claros: Antes de comenzar la planificación, define claramente cuál es el propósito de tu evento ¿qué quieres lograr?, el establecer objetivos claros te ayudará a guiar todas las decisiones relacionadas al evento.  
  2. Conoce a tu audiencia: investiga y comprende a tu público objetivo. Esto te permitirá adaptar el evento para satisfacer sus necesidades e intereses, desde la elección de la fecha y el lugar, hasta el contenido de agenda y las actividades. 
  3. Planifica con anticipación: no dejes a última hora lo que puedes iniciar hoy, cuanto antes comiences a organizar tu evento, mejor. Esto dará más tiempo para resolver problemas potenciales y asegurarte de que todo esté en su lugar.  
  4. Establece un presupuesto realista: sigue de cerca los gastos y considera todas las posibles fuentes de ingresos, como patrocinios y mantén un registro detallado de los costos.  
  5. Ubicación estratégica: elegir el lugar adecuado es esencial. Asegúrate de que sea accesible para tu audiencia, es importante conocer que se tiene suficiente espacio y que se cuente con el equipo y las instalaciones necesarias.  
  6. Promoción efectiva: es fundamental utilizar estrategias de marketing offline y online para promocionar tu evento, esto puede ser por medio de relaciones públicas, redes sociales, publicidad en línea, entre otras. 
  7. Programa atractivo: diseña una agenda que sea interesante y relevante para tu audiencia. Incluye ponentes o expositores relevantes que aporten valor y mantengan a los asistentes comprometidos y atentos.  
  8. Logística impecable: asegúrate de que todos los aspectos logísticos estén cubiertos, desde la seguridad y el transporte hasta la alimentación, decoración y la tecnología. Planifica para posibles contingencias o imprevistos.  
  9. Networking: fomenta la interacción entre los asistentes. Organiza sesiones o actividades de networking que permita que los asistentes se conecten, compartan ideas y convivan entre sí. 
  10. Evaluación y seguimiento: después del evento, es importante recopilar la retroalimentación de los participantes para poder evaluar el éxito en función de los objetivos iniciales, la misma servirá para mejorar futuros eventos.  

Recuerda que cada evento es único, por lo que estas recomendaciones pueden adaptarse a tus necesidades específicas. El éxito de un evento se basa en la planificación meticulosa y en la capacidad de adaptarse a las diferentes circunstancias. Con estos puntos clave estarás a un paso más cerca de organizar un evento inolvidable.  

Si deseas apoyo para la planificación y organización de tus eventos, contáctanos ahora y descubre cómo podemos colaborar para hacer que tus eventos sean lo que estás buscando.  

 

Los secretos de una nota de prensa exitosa

La nota de prensa es una herramienta esencial para comunicar información relevante a los medios de comunicación. Su objetivo principal es despertar el interés de las y los periodistas y redactores para que cubran una noticia o evento. Para lograrlo, los relacionistas públicos deben buscar crear un texto atractivo que capte la atención de los medios, pero que también aporte información y útil para su audiencia. Por ello, se deben de considerar los siguientes puntos clave: 

1. Título que enganche:

El título de la nota de prensa debe ser breve, claro y atractivo. Debe captar la atención del lector de inmediato y resumir el contenido de la noticia en pocas palabras. 

2. Fecha y lugar:

Incluye la fecha de emisión de la nota de prensa y el lugar desde donde se envía, esto ayuda a los periodistas a contextualizar la noticia. 

3. Lead o entrada:

El primer párrafo es esencial. Debe responder a las preguntas clave: qué, quién, cuándo, dónde y por qué. Proporciona los detalles más importantes de la noticia en un párrafo breve y conciso, a modo de resumen.  

4. Desarrollo de la noticia:

El cuerpo de la nota de prensa debe ampliar los detalles relevantes que se desean comunicar, y proporcionar información adicional de forma ordenada y fácil de seguir.  

5. Citas:

Incluye el pensar y sentir de la organización a través de declaraciones de portavoces u otras personas clave relacionadas con la noticia. Esto le da un toque humano a la nota, la hace más interesante y completa. 

6. Datos y estadísticas:

Proporciona datos, cifras o estadísticas relevantes que respalden la noticia. Los datos sólidos añaden credibilidad y contexto. 

7. Información de contacto:

Asegúrate de incluir los datos de contacto de una persona a la que los periodistas puedan dirigirse para obtener más información o buscar para una entrevista.  

8. Descripción de la empresa o Boiler:

Al final del comunicado, agrega una breve descripción de la empresa o entidad que emite la nota. Proporciona información relevante sobre su historia, misión y logros. No olvides agregar web site y redes sociales. 

9. Material visual y otros recursos:

Incluye siempre material visual para facilitarle a los medios la búsqueda de imágenes relacionadas a la noticia. En algunos casos se pueden incluir enlaces videos o documentos que se alineen o se encuentren relacionados a la noticia para que los periodistas puedan tener acceso a más información. 

10. Estructura y extensión:

La nota de prensa debe ser clara, concisa y ordenada, preferiblemente no debe exceder las dos páginas. Es importante utilizar párrafos cortos y evitar el lenguaje técnico innecesario. 

11. Revisión y edición:

Antes de enviar la nota, asegúrate de revisarla y corregir cualquier error ortográfico o de redacción. Una nota de prensa con errores puede dar una mala impresión ante el medio de comunicación.  

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Destacando entre noticias

Se debe tener presente que los periodistas reciben numerosas notas de prensa diariamente, por lo que es indispensable que la misma, llame la atención y sea fácil de leer para lograr su propósito: interesar a los medios en la información para aumentar las posibilidades de que la nota sea considerada y publicada en las secciones editoriales (es decir en las noticias).  

Si buscas destacar, en Prevolución podemos apoyarte a lograr mayor visibilidad a través de la realización de notas de prensa efectivas y la gestión con medios de comunicación. ¡Contáctanos! 

 

Caso: Maria Sharapova y el PR

 

María Sharapova y el PR, aliados para generar el menor daño posible ante la crisis del doping

maria sharapovaEl pasado 6 de marzo de 2016 durante el Abierto de Australia, María Sharapova en una conferencia de prensa convocada por ella misma anunciaba que había recibido una carta de la ITF informándole que había dado positivo a la prueba antidopaje. Según explicaba la propia tenista "En los últimos 10 años he tomado una medicina que mi doctor de cabecera me receta, se llama Meldoniun” sin embargo dicha sustancia había sido prohibida desde el 1 de enero del 2016.

La tenista explicó que recibió en diciembre 2015 una lista que contenía las nuevas sustancias prohibidas pero cometió el error de no leerlas. El mundo de los deportes se paralizaba nuevamente… sin embargo algo era diferente entre la noticia de Maria Sharapova y los casos como los de Lance Armstrong, Diego Armando Maradona, Alex Rodríguez, James Tonet, Dieter Baumann entre  otros muchos atletas que también habían dado positivo en pruebas de dopaje.

El Rol del PR (Relaciones Públicas)

Sharapova con una clara visión del poder de las relaciones públicas se anticipó de manera extraordinaria a lo que sería una inminente ola de ataques y rechazos a la hora de que la ITF anunciara públicamente los resultados de las pruebas antidopaje, poniendo de manifiesto una excelente ejecución del manejo de crisis.

Maria se apoderó del momento y se hizo responsable de los resultados aceptando su culpabilidad, no sin antes poner de manifiesto su amor incondicional al deporte que practica desde varios años. Su testimonio que aludía a la ignorancia ante la prohibición de dicha sustancia, TODO acompañado de un lenguaje corporal adecuado (mano en el corazón, gestos compungidos), hacia evidente su arrepentimiento y pena ante tal situación.

Si bien es cierto dicha anticipación no logró cambiar las sanciones deportivas y económicas que lógicamente acarrearían los resultados de la prueba antidopaje, en la opinión pública sí tuvo un efecto distinto a casos similares de doping. Sus seguidores  en  redes sociales se volcaron a brindarle su apoyo a la ex número 1 del mundo del tenis e incluso a raíz de dicho evento surgió el hashtag en apoyo a Maria #LetMariaPlay y #StandWithMaria.

Así mismo, sus patrocinadores suspendieron de forma no definitiva su apoyo a la tenista dejando abiertas las puertas a negociaciones ante un posible retorno al deporte profesional por parte de Sharapova, situación que no favoreció de igual forma a otros  deportistas.

Es por esta razón que consideramos a Maria Sharapova una excelente exponente de cómo hacer un excelente manejo de situación de crisis y aprovechar la atención mediática para lograr el apoyo de sus seguidores ante una situación adversa y evitar lo menos posible el daño a su imagen pública.

Los 4 puntos de éxito de Maria Sharapova en el manejo de crísis

A continuación presentamos, desde nuestra opinión y expertise,  los 4 puntos importantes que uso María Sharapova para el manejo de crisis:

  • Anticipación: en un mundo globalizado y en donde las redes sociales han superado la velocidad de los medios de comunicación convencionales es crucial actuar con prontitud, en este caso en particular la clave estuvo en anticiparse a dar nuestra verdadera y propia versión de los hechos para evitar conjeturas.
  • Adueñarse de la situación: Es crucial que ante cualquier crisis mediática los involucrados se hagan cargo de la situación en la que están envueltos y demuestren la mejor disposición por aclarar el panorama. En este caso María Sharapova y su equipo de PR tuvo toda la disposición de convocar y atender a los medios.
  • Imagen coherente a la situación: recuerda que es sumamente importante que la imagen que se presente ante cualquier situación, en especial en crisis, sea coherente con lo que decimos. María llegó a la conferencia vestida formalmente, sin mucho maquillaje y mantuvo un lenguaje corporal adecuado. Así mismo su mensaje fue claro y apeló a las emociones sin perder la calma.
  • Uso de redes sociales: los hashtags generados en redes también fueron parte de la estrategia, generando así empatía con la atleta y reforzando su imagen ante sus seguidores. Es importante considerar a las redes como canales de comunicación que si se utilizan de forma adecuada son grandes aliados.

¿Qué son las Relaciones Públicas?

¿Cuántas veces has escuchado hablar sobre PR?

Seguramente en muchas ocasiones has escuchado hablar sobre las Relaciones Públicas, existen tantas definiciones de Relaciones Públicas como personas que han intentado definir este concepto que no nos alcanzaría un sólo libro para llegar a estandarizar un sólo concepto, sin embargo te compartimos nuestra definición:

"Relaciones Públicas es la disciplina que permite conectar a la organización con sus públicos de interés, con el fin de generar, fortalecer y mantener una relación con ellos.Prevolución

Aun así para comprenderlas de una mejor manera te proponemos que analices la siguiente situación.

La Panadería "Delipan" desea darse a conocer como una de las mejores panaderías en Guatemala y por lo tanto tiene 3 opciones.

  1. Esperar a que la gente riegue la voz y comente a sus amigos que su producto es de muy buena calidad, excelente sabor y precio justo.
  2. Pagar una buena suma de dinero para que en alguna valla publicitaria, página de prensa y/o redes sociales salga un anuncio avisando que la Panadería "Delipan" tiene el mejor pan de Guatemala.
  3. Gestionar con medios de comunicación del país para que prueben su producto y lo recomienden de forma masiva.

El boca en boca

La primera opción es sin duda una de las técnicas de publicidad de mayor antigüedad ya que el boca en boca ha servido como referencia a la hora de elegir un producto o servicio entre uno u otro proveedor, sin embargo en un mundo globalizado y que avanza mucho más rápido que hace 25 años, el boca en boca tradicional se ha quedado corto y dio paso gracias al crecimiento exponencial que han tenido las redes sociales a las relaciones públicas por influencers o influenciadores, Guatemala no es la excepción y ya se ha sumado desde hace algunos años a esta nueva tendencia en donde personas influyentes en distintos sectores como presentadores de TV, cantantes, deportistas, cocineros, blogueros, youtubers, etc. nos cuentan sus experiencias sobre ciertos productos o servicios de marcas en específico.

Publicidad

La segunda opción puede ser abordada por publicidad tradicional o bien por la nueva y creciente publicidad a través de redes sociales, en Prevolución creemos que ambas son efectivas sin embargo para algunas industrias una resulta más efectiva que otra, especialmente cuando se trata de productos o servicios no masivos es decir que no van dirigidos a todas las personas, para implementar una correcta campaña de redes sociales se requiere de técnicas especializadas que te permitirán realizar campañas enfocadas en sus clientes potenciales, recuerda que no siempre más es mejor.

Relaciones Públicas

El tercer escenario nos explica el rol que cumplen las relaciones públicas con los medios de comunicación, la cual consiste en buscar espacios editoriales, informativos o de entrevistas ya sea en prensa y revistas escritas, revistas digitales, blogs web, radio y TV. Este rol de las relaciones públicas permite a nuestros clientes darse a conocer en medios masivos y llegar a los públicos objetivos que le interesen, imagina llegar al programa de TV o radio que sabes tus clientes sintonizan con frecuencia y que en él te permitan explicar lo novedoso de tu producto o volviendo al ejemplo de la panadería que expliques el proceso delicado con el que seleccionas los ingredientes para cocinar, que los presentadores de ese programa puedan probar ese delicioso pan y en ese preciso momento puedan recomendarlo a los comensales que sintonizan ese programa.

 ¿Cuál elegir para mi empresa?

Nos encantaría decirte que la mejor opción para tu empresa serán siempre las relaciones públicas y que te olvides del resto, sin embargo no podemos decir eso; para cada escenario será necesario evaluar la necesidad de publicidad tradicional, publicidad digital, influenciadores, y relaciones publicas. En prevolución podemos apoyarte consultános y con gusto podremos asesorarte.